De productie van bouwbedrijven verloopt nooit in een continu tempo, zo starten er 2 of 3 projecten binnen een week om vervolgens 3 maanden niets op te starten, pieken en dalen volgen elkaar op.
Als een organisatie een piekperiode in normale werktijden opvangt, is er overcapaciteit als de organisatie in een dalperiode verblijft. Gevolg: tempo gaat achteruit, medewerkers gaan (vaak zonder overleg) taken van collega’s overneemt om toch bezig te blijven en de kans op fouten wordt groter. Als een piekperiode aanbreekt, is het moeilijk om het tempo in de organisatie weer op niveau te krijgen. Veel bouwbedrijven hebben hierop ingespeeld door het personeelsbestand te reduceren tot het niveau van een dal. Inkoopwerkzaamheden worden door projectleiders en werkvoorbereiders overgenomen: “inkoop is toch niet zo moeilijk”.
Na verloop van tijd verdwijnt de interne inkoopstructuur. Projectleiders en werkvoorbereiders houden de inkoopstructuur niet op niveau, ze hebben het druk met hun corebusiness en houden niet van administratieve verplichtingen, afspraken worden niet (tijdig) vastgelegd, budgetformulieren ontbreken zodat de financiële administratie het overzicht kwijtraakt. Er ontstaat wildgroei in het leveranciersbestand, de helicopterview verdwijnt, hier en daar ontstaan brandjes die geblust moeten worden waardoor nog minder op de structuur gelet wordt. Vaak wordt een projectleider of werkvoorbereider verantwoordelijk gemaakt voor het afsluiten van raamovereenkomsten voor routineprojecten, hij/zij zal dit als bijbaan beschouwen en naar eer en geweten prijsafspraken maken zonder de marktsituatie voldoende te volgen. Resume: de neerwaartse spiraal is ingezet.
Dit verschijnsel is niet nieuw. Door de jaren heen zien we de inkoop binnen bouwbedrijven centraliseren en decentraliseren. Het wiel wordt in de bouw regelmatig opnieuw uitgevonden.
SSC BouwInkoopAdvies speelt hier op in door inkoopondersteuning te bieden bij:
* het inzichtelijk maken van de inkoopstructuur en -processen;
* begeleiding en advisering voor verbeter- en optimaliseringstrajecten van de
inkoopafdeling;
* actualisering, onderhoud en eventuele uitbreiding van (raam)
overeenkomsten.